導入前に知っておきたい労務管理の基本！おすすめのサービス一覧・比較表などをまとめて紹介

この記事はマケストの提供にてお送りします。

勤怠管理や人事管理などと一緒によく耳にする労務管理。

「実際にどんな業務を行っているのかいまいちわからない」という方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、労務管理や労務管理システムについて紹介します。

労務管理の基本内容

労務管理とは、企業の管理業務の1つで、従業員の労働時間や賃金、福利厚生などを管理することです。

採用・配置・人事考課といった、従業員1人ひとりに対する管理である人事管理とは違い、労務管理は組織度労働者に対する集団的な管理となります。

法律で定められている作業をこなすだけでなく、企業の成長・発展のために適した人材、能力を見極める必要があります。

労務管理の目的

労務管理は、「企業の活動を円滑にする」「生産性を向上させ利益を伸ばす」ことを目的として行われます。

法令に則って、労働環境を整えたり、従業員のモチベーションを向上させたりすることで、生産性の向上・効率化を図ります。

また、従業員に法令や就業規則などを遵守させることで、従業員に対するリスクの回避・軽減へとつなげます。

労務管理の注意点

労務管理業務を進めていくうえで、注意すべき点は以下の3つです。

各種法令を十分に理解する

労務管理業務は、主に労働基準法などの法令に基づく業務であるため、業務への十分な理解が求められます。

また、法改正などによって社内の規則や規定などを変更する場合も出てくるため、法改正に関する情報は常に最新のものを収集できるようにしておく必要があります。

個人情報の管理を徹底する

労務管理業務は、従業員の労働条件やマイナンバーといった個人情報を扱うため、管理には細心の注意を払わなければなりません。

個人情報が流出してしまうと、情報が流出した従業員はもちろん、従業員を雇っていた企業の信頼は下がってしまいます。

特に会社以外の場所での作業は、個人情報の漏洩につながる可能性が高いため、社外への持ち出しは厳禁となっている企業が多いです。

積極的に相談、報告を行う

労務管理業務には、経営者や役員などが決めた規則やルールを社内に通達し、実践するという、経営者側と労働者側のパイプ役になる場合も多々あります。

企業活動を円滑なものにするためにも、中立な立場から「どの意見が正しいのか」をしっかり見極め、経営者側に積極的な報告・相談することが重要です。

労務管理に関連する資格

労務管理業務を行う上で、取得しておくべき資格について紹介します。

マイナンバー実務検定

マイナンバー実務検定は民間団体が実施するため、マイナンバーに関する様々な法律や制度を理解し、適正に取り扱うための知識を持っているかどうかを認定するための試験です。

各種保健の手続きで導入されているマイナンバーの理解を深めるためにも、ぜひ取得しておきましょう。

ビジネス・キャリア検定

ビジネス・キャリア検定とは、務めている企業の業務を適切に行うために必要な実務能力を評価するための試験です。

試験分野は労務管理のほか、営業や生産管理、経理、財務管理など8分野あるため、業務に必要な分野を選んで受検することができます。

衛生管理者資格

衛生管理者の資格は、労働安全衛生法で定められている国家資格です。

衛生管理者は、労働者が50人以上いる企業では必ず選出しなければなりません。

最近では過労死や残業代の未払いなどといった問題が影響し、社会的なニーズも高まっています。

労務管理担当者として取得が求められる資格と言えるでしょう。

メンタルヘルス・マネジメント検定

メンタルヘルス・マネジメント検定は、労働者の精神的不調を未然に防ぎ、より良い職場づくりを目的として、職場内の役割に応じて必要なメンタルヘルスケアの知識や対処方法を習得する検定です。

メンタルヘルスケア対策をスムーズに行うためにも、ぜひ取得しておきたい資格の1つです。

社会保険労務士

社会保険労務士の資格は、社会保険労務士法で定められている国家資格です。

資格を取得後、社会保険労務士会に入会・登録することで、労働や社会保険に関する書類の作成や提出を代行することができます。

労務管理業務の安定化・効率化が図れるなど、労務管理業務に直結する資格のため、取得しておいて損はないでしょう。

労務管理の主な業務

• 健康管理
• 就業規則などの社内規定の管理
• 社会保険、労働保険の手続き
• 給与、賞与の計算
• 職場環境の改善
• 労働条件の変更、管理
• 勤怠管理
• 労働契約の締結

労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員の保険関係、勤怠管理などのデータを
オンライン
上でシステム化したものです。

勤務時間の削減など働き方改革によって労務管理業務が煩雑化している中、従業員のデータがワンストップで管理できる労務管理システムは多くの注目を集めています。

システムの中には、給料の計算や年末調整に対応したものや、紙ベースでの出力が可能なものもあります。

労務管理の方法

労務管理の方法には、紙やExcelでの管理と労務管理システムでの管理が挙げられます。

紙やExcelでの管理は、情報の入力やデータの作成などをすべて手作業で行うため、膨大な作業時間がかかってしまいます。

また、手作業による記載ミスなども発生し、データの誤伝達となる可能性も高くなります。

一方、労務管理システムでの管理は、
オンライン
上ですべてのデータを一元管理できるサービスがあるため、従来の管理方法よりもスムーズに作業を進められます。

大幅なコスト削減にも期待できるため、労務管理システムを導入する企業が増えてきています。

労務管理
ツール
の必要性

労務管理
ツール
の導入でお悩みを解決

【お悩み・その1】労働環境の変化についていけず、対応に不備が生じてしまう

労務管理における悩みで多いのが、労働環境の変化についていけず「労務管理・就業規則などのルールの伝達」や「入退社時に必要な書類の回収」「労災保険や労働災害などの手続き」などの対応に不備が生じてしまうという悩みです。

働き方改革が進む日本では、労働環境も変化し続けており、労務管理業務担当者は臨機応変な対応が求められます。

目まぐるしく変化する労度環境の中で、企業経営を円滑なものにするためには、労務管理システムの導入が必要不可欠です。

【お悩み・その2】十分な人材確保ができておらず、生産性が見込めない

十分な人材が確保できず、生産性が見込めないという企業も少なくありません。

メンタルヘルスに関する相談・対応などが不十分だと、適切な労務管理ができている企業と比べて職場環境が悪くなってしまいます。

劣悪な環境下での労働は、従業員の不満を増加させる一方です。
その結果、従業員の退職が相次ぎ、生産性がガクッと下がってしまう可能性もあります。

【お悩み・その3】労働環境に関する様々なリスクを負っている

人事考課に関するトラブルなどが原因で、労働環境に関する様々なリスクを負ってしまうことも、労務管理における悩みの1つです。

労務管理には労働基準法が絡んでくるため、意図的な行為でなくても法令に違反してしまうケースはしばしば見受けられます。

法令に違反した場合は、企業の評判は確実に下がり、裁判沙汰になる可能性も十分あります。

自力での労務管理が難しい場合は、システムの導入が有効です。

労務管理
ツール
導入のおすすめポイント

【おすすめポイント1】労働環境の変化に柔軟に対応できる

労務管理
ツール
を導入することで、労働環境の変化にも柔軟に対応できるようになります。

ツール
上で就業規則や労務管理のルールを管理することができるツールの場合は、わざわざ文書を作成する手間が省けます。

また、従業員側がいつでも内容を把握できるようになるため、周知不足なども削減できるでしょう。

データの一元管理が可能な
ツール
を導入することで、書類の手続きや申請漏れも減らすことが可能です。

【おすすめポイント2】安定した人材確保と生産性の向上を実現

安定した人材確保と生産性の向上を実現できることも、労務管理
ツール
の導入をおすすめする理由の1つです。

労務管理
ツール
は、
ツール
上で従業員のデータを管理するため、1人ひとりの現状を正確に把握することができます。

そのため、精神面での不調が起きてしまう前に対処することが可能になります。
メンタルヘルスケアに関するトラブルを減らすことで、退職の未然防止にもつながるでしょう。

【おすすめポイント3】労働環境リスクを回避できる

労務管理
ツール
の導入は、労働環境リスクの回避できるという効果があります。

トラブルが起こりやすい人事考課なども、労務管理
ツール
を活用することで、スムーズに行うことが可能です。

従業員1人ひとりを公平な目線で見ることができるため、偏りのない人事考課を実現できるでしょう。

また、労働基準法に則った正しい業務を行えるため、労働環境に関するリスクを負うことがなくなり、業務担当者の負担も軽減されます。

労務管理システムの比較ポイント

1.自社サーバーが必要かどうか

労務管理システムを導入する際は、自社サーバーが必要かどうかをしっかりチェックしましょう。

サーバーにはオンプレミス型とクラウド型の2種類あります。

オンプレミス型はセキュリティ性が高く、システム仕様に制限がありませんが、サーバーの購入が必須です。

一方、クラウド型はサーバーの購入が不要でアップデートも無償なため、費用を抑えて導入できます。

サーバーが必要な場合はそれ相応の費用がかかるため、自社の予算などを考慮して慎重に検討しましょう。

2.セキュリティ対策に問題はないか

セキュリティ対策に問題がないかどうかという点は、労務管理システムを選ぶうえで重要な比較ポイントです。

労務管理業務では、従業員の個人情報を管理するため、セキュリティが万全なものかどうか必ず確認しましょう。

データが暗号化できるものやウイルス感染対策・マイナンバー制度が適応されているものなどを選ぶと良いかもしれません。

3.機能性・利便性はどうか

労務管理システムを導入するうえで、押さえておきたいのが機能性・利便性に優れているかどうかという点です。

使い勝手が悪ければ、作業効率は低下し業務そのものに手間がかかってしまいます。

そうならないためにも、マニュアルを完備しているか、説明はわかりやすいかといった点に注意しながら比較しましょう。

また、給与計算や勤怠管理が一緒に行えるシステムもおすすめです。

4.導入費用が自社に見合っているか

導入費用が自社に見合っているかどうかも、導入前にチェックしておくべきポイントです。

先ほど述べたように、労務管理システムにはオンプレミス型とクラウド型の2種類あります。

「このシステムが良い！」と思っても自社の予算をオーバーしていていは導入できません。

システムのスペックなどを十分確認し、自社の予算に見合ったスシステムを選ぶようにしましょう。

5.サポート体制が充実しているか

労務管理システムを導入した後のサポート体制が充実しているかどうかという点も、忘れてはいけません。

労務管理システムを導入して、いざ使おうと起動した際、「どうやって使うのだっけ？」と使い方がわからない状態では業務を効率化することは難しいでしょう。

サポート体制がしっかりしているシステムであれば、導入後に「これどうするのだっけ？」「ここの使い方を知りたい！」となった場合でもしっかり対応してくれます。

6.自社の目的に合ったシステムか

労務管理システムを比較する際、自社の目的に合ったサービスなのかどうかも、重要なポイントです。

労務管理システムを導入するにあたって、自社が必要とする機能やデータがなければ導入効果は期待できません。

「自社の目的は何なのか」「その目的を達成するためにはどんな機能・データが必要か」をしっかり把握し、それらに合ったシステムを選ぶことで、より効果的な運用を実現できるでしょう。

労務管理システムの導入事例

【事例1】大手PR・人材紹介・メーカー事業

労務管理システム導入後、労務に割く時間が1/3に。コスト削減効果は年間数百万円！

「初めてでも迷わないデザイン。サポートとヘルプが充実していて安心」
「他のクラウドシステムとの連携にも魅力」

【事例2】レストラン事業

月間40時間の工数削減に成功、4社200名超の飲食グループを一元管理！

「非効率だった人事情報の管理を「SmartHR」により一元管理。導入後は月間40時間の工数削減を達成できました。」

直感的に使えるデザインで、マニュアルいらず。導入後、入社手続きにかかる時間が1/3に！

「事業拡大に伴い、毎月増え続ける社員の入社対応を効率化するために導入。それまで多かった記入ミスが減り、従来の1/3程度の工数削減が行えました。また、入社決定後に速やかに内定者に連絡が行くことで、内定辞退者も大幅に減りました。」

おすすめの労務管理サービス比較4選

jinjer労務

jinjer労務は、従業員の入退社手続きなどの際に必要な書類の作成や書類の申請などを
オンライン
上で行える労務管理サービスです。

ミスが起こりがちなExcelでの操作は不要で、データはすべてクラウドで保存でき、常に最新のバージョンで管理することが可能。

また、手続きが必要なタスクはダッシュボードで管理できるため、作業の抜け漏れも軽減します。

1
アカウント
300円～と低価格で利用できるのも魅力の1つです。

＞＞jinjer労務のサービス詳細はこちら［マケスト提供］

SmartHR

SmartHRは、Excelや紙での管理が不要な労務管理サービスです。

従業員の情報を一元管理できるため、個人情報の管理もラクラク。
データは常に最新のものを確認でき項目追加や権限管理も簡単に行えます。

手間のかかる書類作成も自動で行え、作業効率がグッと上がります。

2,000名以上の手続きや管理も簡単に行えるため、大企業にもおすすめです。

＞＞SmartHRのサービス詳細はこちら［マケスト提供］

ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理は、労務管理に関する様々な手続きを自動化できるサービスです。

帳票自動作成や手続きの進捗管理、Todoリストなど機能が豊富で、企業に合わせたカスタマイズが可能。

操作履歴機能で、誰がどんな情報を閲覧したかを把握できるため、情報漏洩の防止にもつながります。

また、メール・チャット・電話など、サポート体制も万全で、導入後も安心して利用できます。

＞＞ジョブカン労務管理のサービス詳細はこちら［マケスト提供］

OFFICESTATION(オフィスステーション)

OFFICESTATION(オフィスステーション)は、シンプルな操作性で誰でも簡単に利用できる労務管理サービスです。

社会保険労務士が実際の作業で利用する電子申請システムを使いやすくカスタマイズしているため、労務管理にかかる手間を大幅に削減できます。

また、金融機関レベルのセキュリティを搭載し、不正なアクセスや情報漏洩を防止。

データはクラウド上で管理するため、バックアップが不要なのも嬉しいポイントです。

＞＞OFFICESTATION(オフィスステーション)のサービス詳細はこちら［マケスト提供］

労務管理サービス比較一覧表

まとめ

労務管理サービスの導入は、労務業務を効率的に行うために大変おすすめです。

自社の目的や予算などに見合うサービスを選ぶことで、コストを抑えて手間を省くことができるでしょう。

下記にて、労務管理サービスの詳しい情報が確認できる資料をダウンロードすることができますので、こちらもぜひご活用ください。