ERPとは？基幹システムとは？基本情報やメリット、失敗しないシステムの選び方などを紹介！

この記事はマケストの提供にてお送りします。

ERPと聞いて「ITに関係する用語なのはわかるけど、実際どういうものなのかイメージしづらい」という方も多いのではないでしょうか？

今回は、IT担当者なら知っておくべきERP・基幹システムの基本情報や違い・種類などについて紹介します。

導入に失敗しないシステムの選び方についてもお届けしているので、ぜひ最後までご覧ください。

ERP(基幹システム)とは

ERP(基幹システム)とは、企業を経営するうえで必要不可欠な基幹業務システムのことです。

もともとは、企業の経営効率化を目指すための手法や考え方のことを指し、それらを具体化したものがERP(基幹システム)と呼ばれています。

主に、財務会計管理や顧客管理、
マーケティング
管理などのシステムを提供しており、基幹システムとは異なります。

では、ERPと基幹システムには、どのような違いがあるのでしょうか？

ERPと基幹システムの違い

ERPと基幹システムの違いは、「情報を一元化できるかどうか」という点です。

基幹システムは、
・在庫管理システム
・販売管理システム
・会計管理システム
・人事給与システム
・仕入管理システム
・生産管理システム
といった6つの主要システムによって構成されています。

各システムとも独立して構築される場合が多いため、画面仕様や
データベース
がそれぞれ異なります。システム同士でのデータのやり取りは、システム間で連携が必要です。

一方、ERPは上記の基幹システムに加えて、さらに多くのシステムを提供しています。

膨大なデータは統一された
データベース
でまとめられており、情報の一元化が可能。システム間でのデータ連携もスムーズになり、より正確に、よりタイムリーに状況を把握できます。

情報システムとの違い

情報システムとの違いは、システムが停止した場合に滞りなく業務が進められるかどうかです。

ERP(基幹システム)の場合は、経営情報の管理や業務の標準化を主としているため、システムが停止してしまうと大きな打撃を受けてしまいます。

一方情報システムの場合は、社内外の情報共有などが主なため、仮にシステムが止まってしまっても、別の手段で業務を進めることができます。

ERP(基幹システム)の種類

クラウド型

クラウド型ERP(基幹システム)とは、
オンライン
上で企業のデータを管理できるシステムのことです。

クラウド型ERP(基幹システム)を提供している企業と契約することで利用できます。

システムのメンテナンスやトラブルの対処などは提供元に一任できるため、大幅な労力・コスト削減につながります。

一括で購入をする必要がなく、月額費用のみの支払いで利用できるという手軽さがあり、中小企業にもおすすめのシステムです。

統合型

統合型ERP(基幹システム)とは、営業や生産など企業の経済活動業務をすべて管理できるシステムのことです。

データベース
を統合することができ、各部署でデータを取り扱った場合でもしっかりデータが反映されます。

また、セキュリティ性が高く、取引先のデータやマスターデータといった重要なデータの管理も安心です。データ書き換えなどの不祥事も防ぎます。

コンポーネント型

コンポーネント型ERP(基幹システム)とは、既にあるシステムに新しいシステムを追加・拡張できるシステムのことです。

コンポーネント型のERP(基幹システム)の「コンポーネント」は、営業や受注、生産など1つひとつの業務単位のことで、企業にとって必要な要素だけをピンポイントで組み合わせることができます。

既存システムの再構築がしやすいため、情報システムの強化や業務効率化が図れます。

業務ソフト型

業務ソフト型ERP(基幹システム)とは、特定の業務でのみデータを一元化できるシステムのことです。

他のERP(基幹システム)より費用が抑えられ、導入期間が短いのが特徴で、小規模事業者や新しい事業を展開しようとしている企業に最適なシステムと言えます。

業務ソフト型ERPに該当するシステムは、以下のとおりです。

・在庫管理システム
・管理会計システム
・発注管理システム　など

ERP(基幹システム)の主な機能

ERP(基幹システム)の主な機能は、以下のとおりです。

ERP(基幹システム)の導入目的

【目的・その1】経営状況の把握に時間を削りたい

ERP(基幹システム)を導入する目的として、経営状況の把握時間の削減が挙げられます。

各システムの状況をリアルタイムで把握することができるため、最新のデータを探す手間が省けます。

また、システムデータはすべて一元化されており、欲しいデータをワンストップで探すことが可能です。

他にもやるべき業務がある中でスムーズに状況を把握するためにも、ERP(基幹システム)の導入が必要だと言えるでしょう。

【目的・その2】社内の情報を活用したい

社内の情報を活用したいという目的で、ERP(基幹システム)を導入する企業もあります。

システムが分散されていると、データ収集に時間がかかってしまい、リアルタイムでのデータ分析が困難になります。

ERP(基幹システム)は、これまで分散されていたシステムを統合することができるため、社内情報を活用しやすくなります。

また、部署ごとで分析できなかったデータを把握することが可能になり、データ収集などのタイムロスを軽減できます。

【目的・その3】他部署との連携ができるようにしたい

他部署と連携できるようにするために、ERP(基幹システム)を導入する企業も多いです。

各部署でシステムを導入していると、データがバラバラに管理されているため、データの統合管理が追いつかないという課題が出てきます。

ERP(基幹システム)を活用し、他部署とのデータ連携を可能にすることで、部署ごとの状況把握がスムーズになります。

また、データ入力も1度で済むため、作業コストを削減することも可能です。

ERP(基幹システム)導入によるメリット

【メリット1】情報の一元管理ができる

ERP(基幹システム)を導入することで、情報の一元化ができるというメリットがあります。

ERP(基幹システム)は、これまでシステムごとに管理していたデータを、まとめて管理することが可能です。

また、高精度の情報を一元管理するため、業務ごとにシステムを導入している場合によくある「数字の修正」や「刷り合わせ」の作業も不要になります。

【メリット2】業務効率の向上が図れる

ERP(基幹システム)の導入には、業務効率化が図れるというメリットもあります。

業務処理を一元化できるERP(基幹システム)は、システムを横断してデータが反映されるため、部門間でのやりとりがスムーズになります。

1度データを入力してしまえば、全システムにデータを共有できるため、入力ミスや作業工数が軽減され業務効率化にもつながります。

【メリット3】迅速な意思決定が可能

迅速な意思決定ができるのも、ERP(基幹システム)を導入するメリットの1つです。

経営分析機能が搭載されたERP(基幹システム)なら、大量のデータをより素早く集計・分析することができます。

また、データを可視化できる経営ダッシュボード機能を利用すれば、欲しい情報のみを表示することが可能です。

データ集計や分析にかかっていた時間を削減できることはもちろん、スピーディかつ正確な企業経営の意思決定を実現します。

ERP(基幹システム)導入の失敗例

【失敗例1】導入・運用コストが負担になることがある

業務効率化が図れると期待して、ERP(基幹システム)を導入してみたが、導入・運用コストが負担になったという失敗例があります。

ERP(基幹システム)は、全ての業務範囲をカバーできるため、比較的高価なシステムとなっています。

機能性が高くなればなるほど、それ相応のコストがかかってしまうため、自社の予算に見合わないERP(基幹システム)を選ぶと、導入はもちろんその後の運用も難しくなるでしょう。

そうならないためにも、どれくらいの導入・運用コストがかかるのかを事前に把握しておくことが大切です。

【失敗例2】運用が定着しないことがある

情報の一元管理を目的としてERP(基幹システム)を取り入れてみたものの、機能や操作に慣れず運用が定着していないという企業も少なくありません。

情報の一元管理をすることによって、各部署の業務負担は大幅に軽減されます。

ですが、業務担当者がERP(基幹システム)の機能や操作を把握していなければ、導入しただけになってしまい業務改善にはつながりません。

このような場合は、業務担当者や各部署の社員など、誰もが使いやすいERP(基幹システム)を導入するなどの対策をとる必要があります。

ERP(基幹システム)を選ぶポイント

1.必要な機能が揃っているか

ERP(基幹システム)を選ぶうえで最も重要なのは、自社にとって必要な機能が揃っているかどうかです。

自社にとって本当に必要な機能だけを組み込むことで、余計な操作が不要になり、スムーズに業務を進めることができます。

導入前には、「この機能が必要」「この機能は使わない」などの導入基準を設けて、パッケージを検討してみると良いでしょう。

2.どんなパッケージが使いやすいか

ERP(基幹システム)選びでは、どんなパッケージが使いやすいか判断することも重要なポイントです。

いくら高額なERP(基幹システム)でも、使用性が低ければ次第に使われなくなってしまいます。

・システム導入後、すぐに運用できる学習能力の高いERP(基幹システム)
・エラー発生率が低く、万が一エラーが発生してもすぐに復旧できるERP(基幹システム)

など、自社の要件に合ったパッケージを選びましょう。

3.自社に適した費用で導入・運用できるか

自社に適した費用で導入・運用できるかどうかも、ERP(基幹システム)を選ぶ際に見極めるべきポイントの1つです。

ERP(基幹システム)パッケージの導入で基本的にかかる費用は、ライセンス費用やサーバー費用、導入サポート、トレーニング費用などがあり、安く見積もっても1,000万円前後はかかるでしょう。

追加開発費用などが加わると、さらに費用が高額になり、導入を断念する企業も少なくありません。

パッケージを購入する際は、「自社の予算内で導入できるか」「その後の運用コストをまかなえるか」なども考慮したうえで検討しましょう。

4.セキュリティ機能が充分に備わっているか

ERP(基幹システム)選びで見落としがちなセキュリティ面も細かくチェックする必要があります。

ERP(基幹システム)は、これまで分散されていた各部署のデータを1つに集約できる、いわば機密データの宝庫のようなものです。

セキュリティが甘いほどデータが漏洩してしまう確率が高くなり、万が一漏洩してしまった場合は、企業の大損害は免れないでしょう。

情報漏洩を未然に防ぐためにも、セキュリティ・ウイルス対策が万全なパッケージを選ぶことが大切です。

5.サポート体制が充実しているか

導入後のサポート体制も、ERP(基幹システム)を選ぶうえで大事なポイントです。

パッケージ導入後の機能確認や初期設定なども、サポート体制が整っていればスムーズに行うことが可能。

また、万が一トラブルが発生した場合でも、迅速に対応してもらえるため、システム復旧までの時間を削減できます。

ERP(基幹システム)は大変高価なシステムのため、パッケージを導入する際は、必ずサポート面のチェックを行いましょう。

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導入する際は、今回紹介した5つのポイントに注意して、パッケージを比較・検討してみましょう。

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