タスク管理・プロジェクトマネジメントとは？基礎知識や比較ポイント、おすすめツールを紹介！

この記事はマケストの提供にてお送りします。

タスク管理・プロジェクトマネジメントは、IT業界でよく耳にする用語ですが、「
ツール
を導入する以前にイマイチ理解できていない…」という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、タスク管理とプロジェクトマネジメントとは何かについてをはじめ、方法や選ぶ際の比較ポイント、おすすめ
ツール
などを紹介します。

タスク管理とプロジェクトマネジメントに課題を感じている方は、ぜひご覧ください。

タスク管理とは

タスク管理とは、ビジネスやプライベートにおいて「やるべきこと」を管理することです。

必要な作業などを整理することで、スムーズに物事を進めることができます。

タスクは3つの種類に分かれており、それぞれのタスクによって管理の仕方が異なります。

主にメモやスケジュール手帳を利用することが多いですが、タスクの量が増えて管理が難しくなった場合には、タスク管理
ツール
を活用することで、効率良く管理できます。

タスクの種類

個人プロジェクトタスク

個人プロジェクトタスクは、社員個人で実施するプロジェクト（大きな目的）を達成するために必要なタスクのことです。

引っ越しを例にすると、

【個人のプロジェクト（大きな目的）】
・新居への引っ越し

【達成するために必要なタスク】
・引っ越しの段取りを組む
・引っ越し業者に依頼する
・荷造りをする　など

となります。

チームプロジェクトタスク

チームプロジェクトタスクは、複数人で実施するプロジェクトを達成するために必要なタスクのことを言います。

イベント開催を例にすると、

【チームのプロジェクト（大きな目的）】
・自社イベントの開催

【目的を達成するために必要なタスク】
・イベントの目的を決める
・開催日時や会場の選定
・参加者のターゲット層の設定　など

となります。

ToDo

ToDoは、個人でやるべきことかつ、プロジェクトにする必要がないくらい小さなことを言います。

タスクは「この日までに行う」という明確な期限が決められていますが、ToDoは比較的先延ばしできるため、備忘録として使用されることもあります。

例えば、

・部屋掃除をする
・洋服を買う
・飲み会への参加メールの返信をする

などが挙げられます。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功させるために必要な人材配置や、スケジュール調整などプロジェクト全体を管理する手法のことです。

企業の業績や成果を上げるためには、プロジェクトマネジメントが欠かせません。

プロジェクトマネジメント
ツール
を利用することで、より合理的にプロジェクトを進めることができます。

タスク管理の方法

タスク管理は主に、スケジュール帳にまとめる方法とタスク管理
ツール
を利用する方法があります。

スケジュール帳にまとめる方法は、タスク情報を1冊に集約でき、かつスケジュール管理も同時に行うことが可能です。

付箋やマーカーなどを使うことで、視覚的にわかりやすく管理することができますが、タスクの追加や変更による書き込み・修正が原因で、見づらくなってしまうこともあります。

一方タスク管理
ツール
は、パソコンやスマートフォンでタスクの追加や修正が簡単に行えます。デジタルでの管理のため、追加や修正による見た目への影響もありません。

また、
インターネット
環境があればいつでもどこでも利用でき、スケジュール帳を持ち歩く手間や紛失する心配も不要です。

プロジェクトマネジメントの方法

プロジェクトマネジメントの方法には、主にExcelにまとめる方法とプロジェクトマネジメント
ツール
を使う方法の2種類あります。

Excelでまとめる方法は、少人数のプロジェクトであればスムーズですが、チームの人数やプロジェクトに関わるタスクが増えてしまうと、運用が難しくなります。

また、プロジェクトを進めていくうえで変更が生じた際の修正に手間がかかってしまうというデメリットも。

プロジェクトマネジメント
ツール
なら、Excelでは可視化しづらかった作業の進捗状況も細かく把握することができます。

さらに、スマートフォンなどのモバイル端末からの操作が可能なツールもあるため、
インターネット
環境があればいつでもどこでも情報を確認・共有することが可能です。

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の必要性

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の導入が必要なケース

次に、タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の導入が必要なケースを3つ紹介します。

【お悩み・その1】手帳やノートなどでのアナログ管理による、タスクの抜け漏れが多発している

手帳やノートなどのアナログ管理をしている方に多いのが、タスクの抜け漏れが発生してしまうという悩みです。急な締切日の変更やプロジェクトの調整が入ると、合わせて記載していた内容を修正しなければなりません。

実際に書き込む手帳やノートの場合は、修正テープや斜線などによって確認しづらくなってしまうことがあります。

また、タスク管理
ツール
のような通知機能がないため、より細かに見返す必要があります。この見直しを怠ってしまうと、タスクの抜け漏れは多くなってしまいます。

【お悩み・その2】タスクの優先順位がつけられず、残業することが多い

タスクの優先順位がつけられず、残業することが多いということも、タスク管理を行う上でよくある悩みの1つです。

手当たり次第に対応すると、締切期限が迫ったタスクが未対応のままだったり、対応順が変わることで作業効率が下がってしまう可能性があります。

また、頭の中で整理していても、対応に追われるとだんだん余裕がなくなってしまい、抜け漏れの原因に。

このような状況の場合は、就業時間内にやるべきことが終わらず残業してしまうという悪循環に陥ってしまいがちです。

【お悩み・その3】チーム内でタスクやプロジェクトの進捗状況が把握できていない

タスク管理・プロジェクトマネジメントでは、チーム内で行っているタスクやプロジェクトの進捗状況がしっかり把握できないという悩みも多いです。

誰が対応していて、どのような進行状況なのかが把握できなければ、その後に続く作業がスムーズに進められません。

小さなタスクなどであればそこまで影響は大きくないかもしれませんが、チームを組んでの大きなプロジェクトの場合は、他の社員や企業にも多大な損害を与える危険性があるため、一刻も早い対処が必要です。

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
導入のおすすめポイント

【おすすめポイント1】効率的かつ抜け漏れのないタスク管理ができる

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
を導入することで、効率的なタスク管理を実現できます。

やるべきタスク内容と期限を登録するだけで管理でき、修正も簡単です。

また、アラート通知機能を搭載した
ツール
なら、締切前に自動で知らせてくれるため、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

タスクやプロジェクトの情報をデータ化することで、メモや付箋などでごちゃごちゃしていたデスクもすっきりするはずです。

【おすすめポイント2】やるべきことが明確になり、順序立てて業務に取り組める

やるべきことが明確になり、順序立てて業務に取り組めるということも、タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の導入をおすすめする理由の1つです。

タスク内容と締切日を設定するだけで自動で整理してくれるため、「先にこのタスクを済ませておこう」「このタスクはもう少し先でも大丈夫」という判断がしやすくなります。

また、コミュニケーション
ツール
や労務・採用・人事管理
ツール
などとの連携が可能なサービスもあり、タスク管理・プロジェクトマネジメント以外の業務効率化にも役立てられます。

【おすすめポイント3】チームや企業全体の成長につながる

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の導入をおすすめする理由として、チームや企業全体の成長につながるということが挙げられます。

複数メンバーのタスク状況の確認・管理だけでなく、チーム内での共有も簡単にできるため、プロジェクトの進行がスムーズになります。

また、他のメンバーのタスク状況から問題点を見つけ出し、業務内容やフロー改善につなげるなど、チームの力を高めることができます。

より効率的に成果へつなげることができるため、企業の成長も期待できます。

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の比較ポイント3つ

1.セキュリティ対策ができているか

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
を比較するにあたって、見逃してはいけないポイントは、セキュリティ対策ができているかどうかという点です。

いざ
ツール
を導入しても、セキュリティが甘いとウイルスが簡単に侵入し、あっという間に情報が漏洩してしまいます。

タスクやプロジェクトの内容は社外に漏れると莫大な損害が出る可能性もあるため、セキュリティ機能が充実しているだけでなく、社内のサーバーで管理・運用するオンプレミス型のサービスを選ぶことで、よりセキュリティ面を強化できるでしょう。

2.機能が充実しているか

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
選びでは、機能が充実しているかどうかも重要な比較ポイントとなります。

タスクの登録・管理機能の他にも、工数管理機能やコメント機能、共有機能、連携機能など、様々な機能があるため、自社に必要な機能かどうかを見極めた上で選ぶようにしましょう。

また、
ツール
の中には無料プランを用意しているものもありますが、無料プランでは有料プランで使える機能が一部制限されている場合もあるため、注意が必要です。

費用を抑えたいがために無料プランを契約して、いざ
ツール
を使っても必要な機能がなければ導入した意味がありませんよね。

事前にどんな機能が搭載されているのかしっかり確認するようにしましょう。

3.利便性が良いか

社員が使いやすい
ツール
かどうかという点も、導入前に押さえておくべきポイントです。

いくら良い機能が搭載された
ツール
でも、操作が難しく使いづらければ、かえって社員の負担になってしまいます。

無料プランやお試しトライアルなどがある場合は、一度そちらで体験してみることで、自社に合った
ツール
かどうかを見極めることができるでしょう。

おすすめのタスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
比較

jinjer労務

jinjer労務は、業界最安値で導入できる労務管理システムです。

労務管理手続きを従業員別にタスク化し、進捗を管理することができるため、作業の抜け漏れが防げます。

また、タスク管理だけでなく労務に関する業務をすべて
オンライン
上で行え、作業時間を約10分の1に短縮することができます。

データはクラウド上で保存し、常に最新のバージョンにアップデートできるため、ファイル共有のトラブルも軽減されます。

＞＞jinjer労務のサービス詳細はこちら［マケスト提供］

Brushup（ブラッシュアップ）

Brushup（ブラッシュアップ）は、導入実績2,500社以上のレビュー
ツール
です。

様々な形式のファイルをアップロードして、
ブラウザ
上で閲覧や書き込みを行うことができる、サイトや
コンテンツ
制作におけるタスク管理・プロジェクトマネジメントに最適な
ツール
です。

SSL
による暗号化通信やリアルタイムでのバックアップ機能など、セキュリティ面も安心。

手書き入力といった、直感的な操作が可能なのも特徴の1つです。

＞＞Brushup（ブラッシュアップ）のサービス詳細はこちら［マケスト提供］

タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
比較表

まとめ

これまで管理しきれていなかったタスクやプロジェクトも、タスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
を導入することで、より明確に把握できるようになります。

ツール
導入を検討する際は、今回紹介したポイントに注意しながら比較してみてはいかがでしょうか。

下記より、気になるタスク管理・プロジェクトマネジメント
ツール
の詳しい情報が記載された資料を、無料でダウンロードし比較検討することができるので、ぜひご活用ください。