BanbaYa備忘録　【保存版】リモートワークの「Web会議ルール」をつくりました！

こんにちは、新卒入社したアシスタントWebディレクターのあいりです！

新卒入社をウキウキ楽しみにしていましたが……なんと新卒入社してから一度も会社に行っていないし、電車は2ヶ月乗っていない……！ 「リモートネイティブ世代」とはいえ、入社早々リモートワークはなかなかハードです……！笑

さて、新型コロナウイルスが落ち着くまでの間、クライアントの皆様にもご協力いただき、LIGのWeb事業部はリモートワークで対応しています（緊急事態宣言後、原則出勤NGとなりました）。

LIGの各拠点の4月運営状況おしらせ：緊急事態宣言を受けて

2020.04.13

かれこれ2ヶ月半ほどリモートワークを続けていますが、Web事業部ではより良いWeb会議・オンライン会議のため、あらためてルールづくりを行うことにいたしました。

リモートワーク中の皆さん、またはこれからリモートワークを導入する予定の皆さんの参考になれば幸いです！

ルールづくりする上でのリモートワーク環境

普段から使用しているWeb事業部の環境・利用ツールは以下のとおりです。

1. 全員がノートPCでの作業環境
   普段から会社支給Macを使用して作業をしています。
2. 全員1台ずつ貸与されているモニターの社外持ち出しOK
   一人一台ずつデスクに貸与されているモニターですが会社指示のリモートワーク期間は、持ち出しOKとなりました。
3. データ共有はGoogleDriveを活用
   社内だけでなくお客様とのやり取りもGoogleDriveを用いて行っています。
4. Googleドキュメント／スプレッドシート／スライドを活用
   共同編集に強く、データ共有もスムーズ、GoogleDrive上でクラウド管理ができ仕事の必須ツールです。
5. Asana（タスク管理、プロジェクト進捗管理、チームワークロード管理）
   各個人タスク、プロジェクト進捗状況、チームワークロードで稼働量を可視化など、とにかく神がかっているツールです。
6. Slack（チャット、ちょっとした通話）
   GoogleDriveやAsanaなどの多様なツール連携も可能。通話も可能なため、ちょっとした相談などはSlack通話で済ませることも。
7. Google Meet（オンラインミーティング）
   Googleカレンダーとの連携がスムーズ。セキュリティ面も安心。ZOOMも検討しましたが、その段階でセキュリティの脆弱性が報告されているため、今回はお見送りに。ツールとしては優れている点が多いため、今後脆弱性が解消されて安全性が証明された段階で、利用を検討したいと思います。

またオンライン会議で活用できるツールの検討も進めています。ホワイトボードや付箋を使ったオンライン会議に関しては、A Web WhiteboardとMiroを推奨することにしました。
この他にも先日β版がリリースされたStrapなど、今後さまざまな便利ツールが生まれてくることを予想しつつ、常に最良のツール選定をしていきたいと思っています。

オンライン会議ルール

要望をもとに草案を考え、ディレクターを中心にルールをブラッシュアップ。どんな会議環境にしていきたいかを、みんなで話し合って決めました。リモートワーク以外でも使えるルールが詰まっています。

全員で気をつけること

1. 会議参加者は「全員」オンライン
   複数人のオフライン参加者が一台のPCをつなげてリモートワーク勢と会議をすると、情報の非対称性が生まれコミュニケーションが成り立ちません。環境を揃えてやりとりをフラットにしましょう。
2. 2分前入室を心がける
   オンライン会議の場合、時間通りにスタートすることもあります。トイレ休憩などを済ませて2分前には入室を心がけましょう。
3. お互いの顔を見て話そう。原則カメラオン
   表情が与える情報量は多いです。お互いが安心してやり取りができ、加えて同僚の体調なども確認できます。
4. 必ずあいさつをする
   途中参加の場合は話を止めずにチャットで軽く挨拶してから、タイミングをみてあらためて口頭でも挨拶をするとスマート。
5. 話はさいごまで聞く
   声が重なり「あっ」「えっ？」といった渋滞を起こさないために、発言者のはなしをしっかり聞きましょう。
6. リアクションは大きく多めに
   発言者が不安にならないよう、小さなうなずきや、声での「はい」「へえ〜」などの相槌をするとよいです。

 

ファシリテーターの心得

1. アジェンダは事前共有
   これまでLIGは「アジェンダ事前共有」「会議時間は原則30分」を徹底していました。リモート会議でも事前に情報共有することにより、会議をスムーズに始められます。
2. 予定の5~10分前には終了
   会議が続く人への配慮で「30分MTG→25分で終了」「60分MTG→50分で終了」と早めに終わるように設定することを心がけましょう。
3. 主催者がファシリテーター
   タイムロスを無くすため、主催者がファシリテーターになりアジェンダも作成する流れをつくるとベターです。
4. 資料は画面共有で目線合わせ
   資料が複数の場合など、資料を探す時間がタイムロスやストレスになります。ファシリテーターが画面共有して、全員が同じ資料を見て話すようにしましょう。

 

参加者の心得

1. 雑音を避ける
   聞き取りづらさの解消をして、オンライン会議でのストレスを互いに軽減しましょう。
2. マイク・イヤホンばっちり装備
   聞き取りやすさへの配慮とMTG内容が漏洩しないためにも、マイク付きイヤホンの着用を心がけましょう。
3. 雑談タイムのあとはミュートに
   挨拶・アイスブレイク後は発言時以外はミュートにしましょう。雑音防止になります。
4. 言い忘れ防止！質問はチャットへ
   質問・疑問が浮かんだ場合はGoogle meet上のチャットに書いておくと、質疑応答が展開しやすくなります。
5. 「◯◯話します」「以上です」を大人数会議で忘れずに
   会話のボールが明確になります。「◯◯話しますね〜」「どうぞ〜」という掛け合いも生まれて、話しやすい雰囲気づくりにもつながります。

 

要望をまとめたルールづくりが◎

リモートワークが長期化するなか、これまで社員が抱えていたオンライン会議への要望を取りまとめて改善する必要が出てきました。LIGのWeb事業部では、暗黙のルールを言語化しつつ、社内ヒアリング、情報収集などを行い、上記のようにルールを策定しました。

今後もストレスなくやり取りができる環境をつくることの重要性が高まってきています。この機会に環境整備やツール選定、ルールづくりを行ってみませんか。災害時や緊急事態への備えにもなります。

LIGでは、これからもリモートワーク環境を向上する取り組みを紹介していきたいと思います！